Politique de confidentialité

Sommaire

En bref

• Aucune publicité, aucune revente de données. La fréquentation du site et de l'application est mesurée sans cookie ni rien d'enregistré sur votre appareil, par un outil hébergé sur nos serveurs.
• Le site ne dépose aucun cookie. L'application en dépose un seul, nécessaire pour rester connecté.
• Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud ; leurs sauvegardes chiffrées sont conservées en France, chez un autre prestataire, Scaleway.
• Des journaux servent uniquement à la sécurité et au dépannage : 30 jours pour les journaux techniques, 1 an pour le journal de sécurité de votre compte et l'historique de votre entreprise (sauf la dispense bancaire, les périodes déclarées et les contre-passations, gardées tant que l'entreprise existe, car elles justifient vos encaissements). Ils ne contiennent ni montant, ni donnée de vos clients, ni contenu de vos documents.
• Pour les données de votre compte, nous sommes responsable de traitement. Pour les données que vous enregistrez sur vos clients (devis, factures, transactions), nous agissons comme sous-traitant, pour votre compte.

Qui sommes-nous ?

Calepina (le « Service ») est édité par Nicolas Fanti, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Fanti Web Conception, SIRET 917 395 279 00024, 2075 avenue Sainte-Dévote, résidence Figaretu, bâtiment B, 20290 Borgo, France. Pour toute question sur vos données : contact@calepina.fr.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Toute question ou demande relative à vos données est adressée à contact@calepina.fr.

Le Service s'adresse aux professionnels (micro-entrepreneurs, indépendants, entreprises). Selon les données, nous intervenons à deux titres :

• responsable de traitement pour les données nécessaires à la visite du site et au fonctionnement de votre compte ;
• sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour les données que vous enregistrez dans le Service pour gérer votre activité. Vous (l'entreprise cliente) en êtes le responsable de traitement.

Données que nous traitons en tant que responsable

Journaux. Les journaux techniques, le journal de sécurité de votre compte et l'historique de votre entreprise servent uniquement à la sécurité du Service et au dépannage, jamais à analyser votre activité. Ils ne contiennent ni montant, ni libellé, ni donnée de vos clients, ni contenu de vos documents ou de vos e-mails, ni mot de passe, code de connexion ou coordonnées bancaires, ni le texte de vos recherches. Chaque erreur affichée par l'application porte une référence (« réf. … ») : en nous la communiquant, vous nous permettez de retrouver la requête concernée sans nous transmettre d'autre information.

Interventions de l'éditeur. L'espace d'administration de l'éditeur ne donne aucun rôle dans votre entreprise et n'affiche de votre activité que des comptages ; il affiche aussi les messages que les membres de votre entreprise adressent à l'éditeur par la messagerie d'assistance, et seulement ceux-là. Toute intervention de l'éditeur sur votre entreprise (accès offert, essai prolongé, lien de confirmation renvoyé, double authentification d'un membre désactivée) figure dans l'historique de l'entreprise, et ses propriétaires ou la personne concernée en sont prévenus par e-mail.

Origine des données. Les données de votre compte sont collectées auprès de vous. Si vous êtes invité à rejoindre une entreprise, votre adresse e-mail nous a été communiquée par le propriétaire de cette entreprise, qui vous a invité ; vos autres données sont ensuite collectées auprès de vous lorsque vous acceptez l'invitation.

Caractère obligatoire. Le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le mot de passe sont nécessaires à la création et au fonctionnement du compte : sans eux, le compte ne peut pas être créé.

Démonstration. La démonstration du Service ne demande aucune donnée personnelle : ni compte, ni adresse e-mail. N'y saisissez pas de vraies informations : tout ce qui y est saisi est effacé au plus tard chaque dimanche soir et n'est repris dans aucun compte. Les journaux techniques suivent les mêmes durées que pour le reste du Service.

Aucune décision automatisée ni aucun profilage ne sont réalisés à partir de vos données.

Données de votre activité : nous sommes votre sous-traitant

En utilisant le Service, vous y enregistrez des données dont vous êtes responsable : vos clients et leurs coordonnées (y compris des particuliers), vos devis, factures, avoirs et contrats, vos transactions et catégories, vos coordonnées bancaires et légales, vos logos et images, ainsi que l'historique des e-mails envoyés depuis le Service (destinataires, objet, date).

Pour ces données, nous nous engageons à :

• ne les traiter que pour vous fournir le Service, sur vos instructions, et jamais à d'autres fins (ni publicité, ni revente, ni entraînement de modèles) ;
• les cloisonner : chaque entreprise n'accède qu'à ses propres données, contrôle appliqué jusque dans la base de données ;
• en garantir la confidentialité et la sécurité (voir plus bas) ;
• ne faire appel qu'aux sous-traitants listés sur cette page, vous prévenir avant tout ajout ou remplacement, et vous laisser la possibilité de vous y opposer ;
• vous aider à répondre aux demandes d'exercice de droits de vos propres clients ;
• vous notifier toute violation de données qui vous concernerait dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ;
• à la fin du contrat, vous restituer vos données, puis les supprimer, dans les conditions ci-dessous.

Ces engagements sont détaillés dans l'accord de sous-traitance annexé aux conditions générales d'utilisation.

Durées de conservation

• Pendant la vie du compte : vos données sont conservées tant que vous les gardez dans le Service. Vous pouvez supprimer ou archiver la plupart d'entre elles vous-même. Une facture émise ne peut pas être supprimée : elle se corrige par un avoir, comme l'exige la réglementation.
• Factures émises : leur PDF est archivé à l'émission, avec son empreinte numérique, et reste disponible tant que l'entreprise existe, jusqu'à la suppression de ses données. La conservation des pièces justificatives pendant 10 ans incombe à votre entreprise (article L. 102 B du livre des procédures fiscales : durée portée de 6 à 10 ans par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, art. 36, pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027 ; pour les factures, authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité (article 289 V du code général des impôts, repris à l'article L. 102 B bis du livre des procédures fiscales au 1er janvier 2027) ; pour les commerçants, article L. 123-22 du code de commerce) : avant la suppression, récupérez vos PDF au moyen de l'export complet et conservez-les. Le Service n'est pas un coffre-fort numérique.
• Export : à tout moment, y compris pendant le délai qui suit la clôture, vous pouvez télécharger depuis l'application l'export complet des données de l'entreprise, sous la forme d'une archive ZIP contenant des fichiers CSV et JSON structurés, lisibles par machine, les PDF des factures, les registres et l'empreinte numérique de chacun de ces fichiers.
• Clôture de l'entreprise : elle est demandée par un propriétaire, depuis l'application ou par e-mail à l'adresse de contact. Les données sont supprimées au plus tôt un an après la demande, et jamais moins de 7 jours après le dernier avis. Pendant ce délai, l'espace de l'entreprise reste consultable en lecture seule par ses membres (export complet compris), ses propriétaires sont prévenus par e-mail à la demande, puis 30 jours et 7 jours avant la suppression (avec copie à son expert-comptable), et un propriétaire peut annuler la suppression, ou demander expressément qu'elle ait lieu tout de suite. Les factures émises et les encaissements enregistrés avant la demande continuent d'être transmis par la facturation électronique jusqu'au détachement de la réception des factures électroniques, 30 jours après la demande. Jusqu'à la suppression effective, l'export complet reste disponible dans l'application ; à défaut, il vous est fourni sur demande sous 30 jours, la suppression étant alors différée jusqu'à sa remise. Les copies de sauvegarde, chiffrées, sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard 12 mois après la suppression des données du Service, et ne servent qu'à rétablir le Service après un incident.
• Trace de la suppression : au moment de l'effacement, nous gardons une trace de la suppression dans le journal de l'éditeur, hors de vos données : identifiant, raison sociale et SIREN de l'entreprise, motif (demande d'un propriétaire, fin du délai, inactivité), compte et adresse e-mail du propriétaire qui a demandé une suppression immédiate, avec l'adresse IP et l'identifiant technique de sa requête, dates de la demande, des avis et de l'effacement, confirmation qu'il a téléchargé l'export et conserve ses pièces. Aucune donnée de votre activité n'y figure. Cette trace, qui permet de justifier de la suppression et de l'information donnée, est conservée 3 ans.
• Essai gratuit : pour n'accorder l'essai qu'une fois par entreprise, nous gardons une empreinte du SIREN enregistré par chaque entreprise, calculée avec une clé secrète, jamais le SIREN lui-même dans ce registre. Elle est conservée tant que l'entreprise existe, puis 3 ans après la suppression de ses données.
• Inactivité : nous enregistrons la date de dernière activité de chaque compte (dernière connexion ou utilisation). Lorsqu'aucun propriétaire ni collaborateur d'une entreprise ne s'est connecté pendant 24 mois, ses propriétaires sont prévenus par e-mail, et son expert-comptable en reçoit une copie : ses connexions, en lecture seule, ne suffisent pas à conserver l'entreprise. Sans connexion d'un propriétaire ou d'un collaborateur dans les 30 jours qui suivent, la suppression de l'entreprise est programmée dans les conditions de la clôture ci-dessus : ses membres en sont avertis, et pendant un an encore l'espace reste consultable en lecture seule, avec l'export complet, et un propriétaire peut annuler la suppression ; les mêmes avis partent 30 jours et 7 jours avant la suppression. Pendant ce délai, la connexion d'un propriétaire ou d'un collaborateur annule d'elle-même cette suppression (ses autres membres en sont avertis) ; une clôture demandée par un propriétaire, elle, ne peut être annulée que par un propriétaire. Les données d'une entreprise inactive ne sont donc jamais effacées moins de 24 mois, 30 jours et un an après la dernière connexion d'un de ses propriétaires ou collaborateurs. Un compte qui n'est plus rattaché à aucune entreprise est supprimé après 12 mois sans connexion, également après un e-mail de prévenance envoyé 30 jours avant.

Les personnes dont vous enregistrez les données (vos clients) exercent leurs droits auprès de vous. Si l'une d'elles s'adresse à nous, nous lui indiquerons de se tourner vers vous.

Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'à l'éditeur, pour les besoins du Service, et aux membres de votre entreprise selon les rôles que vous leur attribuez (par exemple votre expert-comptable, en lecture seule). Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

Les données de votre activité ne sont jamais transférées hors de l'Union européenne. Pour le paiement de l'abonnement, Stripe peut transférer certaines données de facturation et de paiement à sa société mère, Stripe, Inc., aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Stripe, Inc. adhère, et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Recherche d'entreprise. Lorsque vous cherchez une entreprise par son nom, son SIREN ou son SIRET (création de votre espace, fiche de votre entreprise, fiche d'un client professionnel), nos serveurs transmettent le texte saisi à l'API publique Recherche d'entreprises, service de l'État opéré par la Direction interministérielle du numérique (DINUM), qui renvoie les informations publiques du répertoire Sirene. Ce texte peut contenir le nom d'un entrepreneur individuel. Rien d'autre n'est transmis : ni votre adresse IP, ni votre compte, ni les données de votre entreprise. Les résultats sont gardés en mémoire 10 minutes pour éviter des appels répétés, et le texte de vos recherches ne figure pas dans nos journaux.

Facturation électronique. Lorsque vous l'activez, Calepina transmet vos factures et vos avoirs à votre compte Super PDP, plateforme agréée de facturation électronique, qui les achemine vers la plateforme de votre client et transmet les données requises à l'administration fiscale ; Calepina y relève aussi les statuts de vos factures et les factures de vos fournisseurs. Vous concluez directement avec Super PDP lors de l'activation (création du compte, vérification d'identité) : Super PDP traite ces données selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité, et les héberge en France. Calepina conserve, chiffrés, les jetons d'accès à votre compte Super PDP, et les efface à la déconnexion.

Cookies et stockage dans le navigateur

Le site vitrine (cette page et les autres pages publiques) ne dépose aucun cookie et ne charge aucune ressource depuis un service tiers : les polices et l'outil de mesure d'audience décrit ci-dessous sont hébergés sur nos serveurs. Si vous nous écrivez par la bulle « Une question ? », un identifiant de conversation est gardé dans le stockage de session de votre navigateur, le temps que l'onglet reste ouvert, pour afficher nos réponses ; il est effacé à la fermeture de l'onglet. Strictement nécessaire au service que vous demandez, il est exempté de consentement.

Mesure d'audience. La fréquentation du site et de l'application est mesurée par un outil sans cookie, Umami, hébergé sur nos serveurs en France, chez OVHcloud. Il n'enregistre rien sur votre appareil et ne reçoit ni votre compte ni votre entreprise. Pour chaque page vue, il garde son adresse sans paramètres et, sur le site, son titre (dans l'application, seulement l'adresse modèle de l'écran, sans identifiants : un lien reçu par e-mail n'y laisse aucune trace), la date et l'heure, le site d'où vous venez, le type de navigateur, de système et d'appareil, la taille de l'écran, la langue et une localisation approximative (pays, région, ville au plus). Pour compter les visites, il calcule sur son serveur une empreinte à partir de l'adresse IP et du navigateur, avec un sel qui change chaque mois : vos visites ne sont pas reliées d'un mois à l'autre. L'adresse IP n'est pas conservée. Il ne suit pas votre navigation sur d'autres sites et ne sert qu'à des statistiques de fréquentation, effacées au bout de 25 mois. Limitée à cette finalité, elle est exemptée de consentement, c'est pourquoi aucun bandeau ne vous est présenté.

L'application dépose un seul cookie, le cookie de session (__Host-fwc_session), qui vous garde connecté. Il est strictement nécessaire au Service, inaccessible aux scripts et valable 30 jours sans activité. Il est exempté de consentement (article 82 de la loi « Informatique et Libertés »), c'est pourquoi aucun bandeau ne vous est présenté.

L'application enregistre aussi dans votre navigateur (stockage local et stockage de session) des informations de fonctionnement : préférences d'affichage (thème, menu replié), suggestions que vous avez écartées, messages déjà fermés, et le lien à usage unique ouvert depuis un e-mail le temps de l'utiliser. Elles restent sur votre appareil et ne servent à aucun suivi.

Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) ;
• mots de passe enregistrés sous forme d'empreinte (scrypt), jamais en clair ;
• cloisonnement des entreprises contrôlé par la base de données elle-même ;
• liens de confirmation et de réinitialisation à usage unique et à durée limitée ;
• limitation des tentatives de connexion ; fermeture des autres sessions à chaque changement de mot de passe ;
• double authentification au choix de chaque utilisateur ; journal de sécurité du compte consultable par son titulaire, historique des actions sensibles de l'entreprise consultable par ses propriétaires ;
• sauvegardes chiffrées conservées hors du serveur principal, chez un autre prestataire, en France.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Écrivez à contact@calepina.fr : nous répondons dans un délai d'un mois. Une pièce justificative peut vous être demandée en cas de doute sur votre identité.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr).

Modifications

Cette politique peut évoluer, notamment à l'ouverture de nouvelles offres. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs du Service en sont informés.