Conditions générales d'utilisation

Sommaire

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») encadrent l'accès et l'utilisation du logiciel en ligne Calepina, accessible à l'adresse https://app.calepina.fr (le « Service »), édité par Nicolas Fanti, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Fanti Web Conception, micro-entrepreneur, SIRET 917 395 279 00024, code APE 62.01Z, Borgo (20290), Haute-Corse, France, TVA non applicable en application de l'article 293 B du Code général des impôts (l'« Éditeur »). Les autres informations légales figurent dans les mentions légales.

Le Service est destiné aux professionnels (micro-entrepreneurs, indépendants, entreprises) agissant pour les besoins de leur activité. Les CGU forment, avec leur annexe (accord de sous-traitance), le contrat conclu entre l'Éditeur et le Client.

Les CGU sont acceptées lors de la création du compte, ou lors de l'acceptation d'une invitation à rejoindre un espace entreprise, par une action positive (case à cocher ou bouton équivalent). La version acceptée et sa date sont enregistrées. Sans acceptation, le Service ne peut pas être utilisé.

La personne qui crée un espace entreprise déclare disposer du pouvoir d'engager le Client. Les CGU prévalent sur tout autre document, notamment les conditions d'achat du Client, sauf accord écrit et signé des deux parties.

2. Définitions

Client

Le professionnel (personne physique ou morale) pour le compte duquel un espace entreprise est ouvert dans le Service.

Espace entreprise

L'espace du Service propre à un Client, cloisonné des autres, qui contient ses données et ses paramètres.

Utilisateur

Toute personne physique disposant d'un compte personnel (adresse e-mail et mot de passe) donnant accès à un ou plusieurs espaces entreprise.

Membre

Un Utilisateur rattaché à un espace entreprise, avec l'un des rôles suivants : Propriétaire, Collaborateur ou Expert-comptable.

Propriétaire

Le Membre qui administre l'espace entreprise : identité légale, coordonnées bancaires, paramètres de TVA, membres et abonnement.

Données du Client

L'ensemble des informations et fichiers que le Client et ses Membres enregistrent dans le Service : clients, devis, factures, avoirs, contrats, transactions, catégories, paramètres, logos, images, modèles de documents, historique des e-mails envoyés.

Documents

Les devis, factures, avoirs et contrats établis au moyen du Service, ainsi que leurs PDF.

Vous

Le Client et, selon le contexte, l'Utilisateur qui agit pour son compte.

3. Inscription et compte

L'inscription se fait en ligne, lorsqu'elle est ouverte, ou sur invitation d'un Propriétaire. Vous vous engagez à fournir des informations exactes, complètes et à jour, et à les corriger dès qu'elles changent. Lors de l'inscription comme lors de l'acceptation d'une invitation, le Client déclare, en cochant la case prévue à cet effet, agir pour les besoins de son activité professionnelle. Certaines fonctions, comme l'émission des factures et l'invitation de membres, exigent la confirmation préalable de votre adresse e-mail.

Vos identifiants sont personnels et confidentiels. Vous choisissez un mot de passe robuste, que vous n'utilisez pas sur d'autres services, et ne le communiquez à personne : chaque personne qui doit accéder à l'espace entreprise dispose de son propre compte. Toute action effectuée avec vos identifiants est réputée faite par vous.

En cas de perte, de vol ou de soupçon d'utilisation non autorisée de vos identifiants, vous modifiez sans délai votre mot de passe et prévenez l'Éditeur à l'adresse contact@calepina.fr.

4. Membres et rôles

Un espace entreprise peut réunir plusieurs Membres, avec les droits suivants, contrôlés par le Service :

• Propriétaire : accès complet, y compris l'administration de l'espace entreprise et la gestion des membres ;
• Collaborateur : accès à toutes les fonctions de gestion, sauf l'administration (identité légale, coordonnées bancaires, TVA, membres, abonnement) ;
• Expert-comptable : consultation en lecture seule et exports.

Le Propriétaire choisit seul les personnes qu'il invite et le rôle qu'il leur attribue. Il retire sans délai l'accès des personnes qui ne doivent plus en disposer (fin de collaboration, changement d'expert-comptable). Le Client répond, vis-à-vis de l'Éditeur, des actions de ses Membres comme des siennes, et s'assure qu'ils respectent les CGU.

Un espace entreprise conserve toujours au moins un Propriétaire. Un Membre peut quitter un espace entreprise à tout moment.

5. Description du Service et évolutions

Le Service est un logiciel de gestion accessible en ligne, sans installation. Il permet notamment :

• de gérer vos clients et un catalogue de prestations ;
• d'établir des devis, des factures (dont les factures d'acompte et de solde), des avoirs et des contrats d'abonnement ; les factures sont numérotées de façon chronologique et continue, ne sont plus modifiables une fois émises et se corrigent par un avoir ; leur PDF est archivé à l'émission ;
• de personnaliser la présentation de vos documents au moyen de modèles, sans modifier les informations calculées ou obligatoires ;
• d'enregistrer vos transactions, de les importer depuis un fichier (CSV ou OFX), de les catégoriser (avec des propositions automatiques à vérifier) et de suivre vos dépenses récurrentes ;
• d'obtenir des estimations de chiffre d'affaires, de cotisations sociales et de TVA, des rapports et des exports ;
• d'envoyer vos devis et factures par e-mail, et des relances, en votre nom ;
• d'inviter des membres (collaborateurs, expert-comptable).

Le Service est fourni « en l'état » de ses fonctions au jour de son utilisation. L'Éditeur le fait évoluer régulièrement : il peut ajouter, modifier ou retirer des fonctions, notamment pour suivre la réglementation, améliorer la sécurité ou l'ergonomie. Le retrait d'une fonction essentielle du Service est annoncé au moins 30 jours à l'avance, sauf impératif légal ou de sécurité ; vous pouvez alors résilier dans les conditions de l'article 14.

Facturation électronique. Pour les abonnements et les accès offerts (article 6), le Service transmet vos factures et reçoit celles de vos fournisseurs par l'intermédiaire de Super PDP, plateforme agréée de facturation électronique. Son activation passe par la création de votre compte chez Super PDP, la vérification de votre identité et de celle de votre entreprise, et l'acceptation de ses conditions générales, qui vous lient directement à Super PDP. Le Service n'est pas lui-même une plateforme agréée : il transmet vos factures à votre compte Super PDP, sur vos instructions. Vous restez responsable du contenu de vos factures et de vos obligations déclaratives. La transmission des données de vos ventes aux particuliers et à l'étranger (e-reporting) sera ajoutée avant son entrée en vigueur.

Assistance. Le Service comprend une messagerie d'assistance, ouverte à tous les membres de l'espace entreprise, quel que soit leur rôle, y compris lorsque l'espace est en lecture seule. La conversation est commune à l'espace entreprise : tous ses membres voient les messages échangés et les images jointes. L'Éditeur s'efforce de répondre en général sous 24 heures ouvrées, sans engagement de délai ; la messagerie ne remplace ni un conseil juridique, fiscal ou comptable, ni les obligations du Client (article 9). N'y transmettez jamais de mot de passe ni de code de double authentification : l'Éditeur ne vous les demandera jamais. Les messages sont conservés tant que l'espace entreprise existe, figurent dans l'export complet et sont supprimés avec ses données (article 15).

6. Prix et abonnements

Essai gratuit

Chaque nouvel espace entreprise bénéficie d'un essai gratuit de 21 jours, sans moyen de paiement à enregistrer, avec toutes les fonctions de l'offre Essentiel, à l'exception de la transmission et de la réception des factures électroniques, réservées aux abonnements (voir ci-dessous). Les factures émises pendant l'essai ne sont jamais facturées. Un Propriétaire peut souscrire l'abonnement à tout moment pendant l'essai en enregistrant un moyen de paiement : la transmission et la réception des factures électroniques sont alors ouvertes, et les factures émises jusqu'à la fin de l'essai ne sont pas facturées.

L'essai gratuit n'est accordé qu'une fois par entreprise, identifiée par son numéro SIREN. Lorsqu'un espace entreprise en essai enregistre un SIREN déjà enregistré par un autre espace entreprise, existant ou supprimé, son essai prend fin immédiatement et il relève des règles de la fin de l'essai ci-dessous ; si un moyen de paiement est déjà enregistré, les factures émises à partir de ce moment rendent le mois actif. Un même espace entreprise ne peut enregistrer que trois numéros SIREN différents ; au-delà, un nouveau changement se demande à l'Éditeur. En cas d'erreur, par exemple si votre SIREN a été saisi par un tiers, écrivez à contact@calepina.fr : l'Éditeur peut rétablir l'essai (voir « Accès offerts et conditions particulières »).

Offre Essentiel

Après l'essai, l'offre Essentiel coûte 14 € par mois actif, TVA non applicable (article 293 B du Code général des impôts). Un mois actif est un mois civil au cours duquel au moins une facture est émise dans l'espace entreprise après la fin de l'essai : facture, facture d'acompte, facture de solde ou facture de période d'un contrat. Un avoir seul ou un devis ne rendent pas un mois actif, et un mois sans facture émise n'est pas facturé. La somme due pour un mois actif est débitée au début du mois suivant.

L'offre Essentiel comprend un nombre illimité de devis et de factures, l'accès de l'Expert-comptable du Client, sans limite, et celui de trois personnes au plus pouvant modifier les données, Propriétaires et Collaborateurs confondus. La transmission et la réception des factures électroniques (article 5) sont incluses dans la limite de 150 factures transmises ou reçues par mois civil ; au-delà, chaque facture transmise ou reçue est facturée 0,05 € et débitée au début du mois suivant. Elles sont réservées aux espaces entreprise disposant d'un abonnement en cours, y compris un abonnement souscrit pendant l'essai gratuit, ou d'un accès offert. Pendant une lecture seule due à un défaut de paiement, la réception reste assurée et la transmission est suspendue. À la fin de l'abonnement, la réception est maintenue pendant 30 jours, dont vous êtes prévenu par e-mail, afin que vous désigniez une autre plateforme agréée pour recevoir vos factures ; le Service cesse ensuite de prendre en charge votre compte auprès de la plateforme agréée.

Fin de l'essai

Si aucun moyen de paiement n'est enregistré à la fin de l'essai, l'espace entreprise passe en lecture seule : vous pouvez consulter et exporter toutes vos données, mais plus émettre ni modifier de documents, jusqu'à l'enregistrement d'un moyen de paiement par un Propriétaire. Les règles d'inactivité de l'article 14 s'appliquent.

Offre Premium

Une offre Premium est en préparation. Son contenu, son prix et ses conditions seront précisés à son ouverture, et rien ne vous sera facturé à ce titre sans souscription expresse de votre part.

Accès offerts et conditions particulières

L'Éditeur peut, à sa discrétion et au cas par cas, accorder à un espace entreprise un accès gratuit à l'offre Essentiel ou Premium, pour une durée déterminée ou sans limite de durée, prolonger son essai gratuit, ou convenir avec le Client de conditions particulières (par exemple pour des testeurs, des partenaires ou des experts-comptables). Ces avantages ne créent aucun droit à leur renouvellement ni à leur extension à d'autres espaces entreprise. Les conditions particulières convenues par écrit avec l'Éditeur prévalent sur le présent article pour ce qu'elles prévoient.

Un accès offert est indiqué dans l'onglet Abonnement du Service. Les Propriétaires sont prévenus par e-mail lors de son octroi et lors de son retrait, l'Éditeur pouvant y mettre fin sauf conditions particulières contraires. Pour un accès à durée déterminée, ils le sont aussi 15 jours avant sa fin, sauf accès accordé ou modifié pour une durée plus courte : l'e-mail d'octroi en indique alors la date de fin. À la fin de l'accès offert, l'espace entreprise relève de nouveau des règles du présent article : essai s'il est encore en cours, abonnement si un moyen de paiement est enregistré, sinon lecture seule (consultation et export) jusqu'à l'enregistrement d'un moyen de paiement par un Propriétaire.

Paiement et factures

Les paiements sont traités par la société Stripe, prestataire de paiement. L'Éditeur ne reçoit ni ne conserve vos numéros de carte. Aucune somme n'est débitée sans l'enregistrement préalable d'un moyen de paiement par un Propriétaire. L'Éditeur vous adresse une facture pour chaque somme débitée.

En cas d'échec d'un paiement, vous en êtes informé par e-mail et le paiement est présenté de nouveau. Si la somme reste impayée 7 jours après cet avis, l'espace entreprise passe en lecture seule jusqu'à la régularisation ; vos données restent consultables et exportables. Toute somme impayée à son échéance porte de plein droit des pénalités de retard au taux d'intérêt légal multiplié par trois et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L. 441-10 du Code de commerce).

Évolution des prix

L'Éditeur peut faire évoluer ses prix. Toute hausse vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son application ; si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier sans frais avant cette date (article 14). Si l'Éditeur devient redevable de la TVA, les prix affichés restent inchangés et s'entendent alors toutes taxes comprises.

Les espaces entreprise ouverts avant l'ouverture des abonnements payants bénéficient d'un essai de 21 jours à compter de cette ouverture, annoncée par e-mail au moins 30 jours à l'avance.

Résiliation de l'abonnement

Un Propriétaire peut résilier l'abonnement à tout moment depuis l'onglet Abonnement du Service. La résiliation prend effet à la fin du mois civil en cours : le Service reste utilisable jusque-là, et ce mois n'est facturé que s'il est un mois actif. L'espace entreprise passe ensuite en lecture seule (consultation et export complet), et le moyen de paiement enregistré est supprimé une fois la dernière facture réglée, au plus tard 3 jours après la fin de l'abonnement. Si l'abonnement a été souscrit pendant l'essai et prend fin avant lui, l'essai se poursuit jusqu'à son terme, sans transmission des factures électroniques, et la lecture seule ne s'applique qu'à la fin de l'essai. Lorsque l'espace est déjà en lecture seule pour défaut de paiement, la résiliation prend effet immédiatement ; les sommes dues restent exigibles. La résiliation peut être annulée jusqu'à sa prise d'effet, et l'abonnement repris à tout moment par l'enregistrement d'un moyen de paiement. Elle ne supprime pas les données : leur suppression suit la clôture de l'espace entreprise (article 15) ou les règles d'inactivité (article 14).

7. Vos obligations

Usage licite

Vous utilisez le Service pour les besoins de votre activité professionnelle, conformément aux lois et règlements et aux CGU. Il vous est notamment interdit :

• d'enregistrer ou de diffuser des contenus illicites, frauduleux, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• d'établir de fausses factures, des factures de complaisance, ou tout document destiné à tromper un tiers ou l'administration ;
• de présenter comme une facture un brouillon, un devis ou un document portant la mention « Brouillon », « Démo » ou « Spécimen », de retoucher un document produit par le Service pour en tirer une facture, ou plus généralement de contourner les règles de tarification de l'article 6, par exemple en ouvrant plusieurs espaces entreprise pour renouveler l'essai gratuit ;
• d'utiliser l'envoi d'e-mails pour de la prospection ou des messages non sollicités : il est réservé à l'envoi de vos documents et à leurs relances ;
• de tenter d'accéder aux données d'un autre Client, de contourner les contrôles d'accès, de tester la sécurité du Service sans accord écrit de l'Éditeur, ou d'en perturber le fonctionnement (surcharge, extraction automatisée, robots) ;
• de copier, revendre, sous-licencier ou mettre le Service à disposition de tiers en dehors des membres de votre espace entreprise ;
• de décompiler ou désassembler le logiciel, hors des cas autorisés par la loi.

Contenu de vos documents

Vous êtes seul responsable des informations que vous saisissez ou importez et des Documents que vous émettez : exactitude de votre identité légale (forme juridique, SIRET, adresse), de celle de vos clients, des prix, des taux et du régime de TVA choisis, des dates et des conditions de paiement.

Le Service aide à faire figurer les mentions obligatoires et refuse certaines émissions incomplètes, mais ces contrôles ne sont pas exhaustifs. Il vous appartient de vérifier que vos Documents comportent l'ensemble des mentions exigées par la réglementation applicable à votre activité et à votre client (notamment les articles L. 441-9 du Code de commerce et 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts, le Code de la consommation lorsque votre client est un consommateur, et les règles propres à votre métier), et que leur contenu est exact.

Imports et propositions automatiques

Les données importées depuis un fichier et les propositions du Service (catégories, rapprochements, doublons détectés) sont des aides : vous les vérifiez avant de les valider.

E-mails envoyés en votre nom

Les e-mails envoyés depuis le Service (documents, relances) le sont à votre initiative, sous le nom de votre entreprise, les réponses vous étant adressées. Vous êtes responsable de leurs destinataires et de leur contenu. Les relances automatiques ne sont envoyées que si vous les activez ; vous pouvez les désactiver pour l'ensemble de vos factures ou pour une facture donnée. Le Service peut limiter le nombre d'e-mails envoyés par jour.

8. Conservation de vos pièces comptables

Le PDF de chaque facture émise est archivé dans le Service à l'émission, avec son empreinte numérique (SHA-256), et reste disponible tant que l'espace entreprise existe, jusqu'à la suppression de ses données dans les conditions de l'article 15, comme l'indique la politique de confidentialité.

La conservation de vos pièces comptables et justificatives pendant 10 ans, et plus généralement pendant les durées exigées par la loi, reste votre obligation : article L. 102 B du livre des procédures fiscales, dont la durée a été portée de 6 à 10 ans par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 (art. 36) pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027 ; pour les factures, authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité (article 289 V du code général des impôts, repris à l'article L. 102 B bis du livre des procédures fiscales au 1er janvier 2027) ; pour les commerçants, article L. 123-22 du code de commerce. Le Service n'est pas un coffre-fort numérique ni un système d'archivage à valeur probante au sens de la norme NF Z42-013 ou de la réglementation fiscale, et il ne conserve pas vos données au-delà de leur suppression. Vous en conservez une copie par vos propres moyens, notamment au moyen de l'export complet (article 15), en particulier à la clôture de votre espace entreprise, et exportez régulièrement vos données.

9. Estimations, calculs et réglementation

Les montants de cotisations sociales, de TVA, de chiffre d'affaires, de seuils et d'échéances calculés par le Service, ainsi que les montants « à mettre de côté », sont des estimations indicatives, établies à partir des données que vous avez saisies et des règles connues de l'Éditeur à la date du calcul.

Ils ne remplacent ni les montants établis par l'URSSAF ou l'administration fiscale, ni l'avis d'un expert-comptable ou d'un conseil. Le Service ne fournit aucun conseil juridique, fiscal, social ou comptable. Vous restez seul responsable de vos déclarations, de vos paiements et du choix de vos régimes ; il vous appartient de vérifier les montants avant toute déclaration.

La réglementation évolue : l'Éditeur s'efforce de mettre le Service à jour dans des délais raisonnables, sans garantir qu'il reflète à tout moment l'ensemble des règles applicables.

10. Propriété intellectuelle

Le Service, son logiciel, sa structure, ses bases de données, ses interfaces, ses textes, ses modèles de documents prédéfinis et ses éléments graphiques sont la propriété exclusive de l'Éditeur, qui ne vous en cède aucun droit en dehors de la licence ci-dessous.

L'Éditeur vous concède, pour la durée du contrat, un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utiliser le Service, en ligne, pour les besoins de votre activité et dans les limites des CGU. Les Documents que vous générez, y compris avec un modèle prédéfini, peuvent être librement utilisés, envoyés et conservés par vous.

Les Données du Client restent votre propriété. Vous accordez à l'Éditeur, pour la durée du contrat et de la période de restitution, le seul droit de les héberger, de les reproduire et de les traiter dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service. Vous garantissez disposer des droits nécessaires sur les logos, images et contenus que vous importez.

Les suggestions d'amélioration que vous adressez à l'Éditeur peuvent être librement utilisées par lui, sans contrepartie.

11. Données personnelles

L'Éditeur est responsable de traitement des données nécessaires au fonctionnement de votre compte (identité, adresse e-mail, sessions, journaux techniques). Ce traitement est décrit dans la politique de confidentialité.

Pour les données personnelles contenues dans les Données du Client (notamment celles de vos clients particuliers et des personnes de contact de vos clients professionnels), vous êtes responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Les engagements des parties figurent dans l'accord de sous-traitance annexé aux CGU, qui en fait partie intégrante.

12. Disponibilité, maintenance et sauvegardes

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour rendre le Service accessible en permanence. Il est tenu à une obligation de moyens et ne garantit aucun taux de disponibilité, ni l'absence d'erreur ou d'interruption.

Le Service peut être interrompu pour maintenance, mise à jour ou intervention de sécurité. L'Éditeur s'efforce d'annoncer les interruptions prévues et de les réaliser aux heures de faible utilisation ; une intervention urgente peut avoir lieu sans préavis.

L'accès au Service suppose une connexion à internet et un navigateur récent, à votre charge. L'Éditeur ne répond pas des interruptions dues à votre équipement, à votre fournisseur d'accès ou aux réseaux de télécommunication.

L'Éditeur réalise des sauvegardes régulières des données, chiffrées et conservées hors du serveur principal, chez un autre prestataire, en France. Elles servent à rétablir le Service après un incident ; elles ne constituent pas un service de restauration à la demande et ne permettent pas nécessairement de récupérer des données que vous avez vous-même supprimées ou modifiées.

13. Responsabilité

L'Éditeur répond des dommages directs et prévisibles causés par un manquement prouvé à ses obligations au titre des CGU.

Il ne répond pas :

• des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de clientèle ou d'une chance, atteinte à l'image, ou pénalités, majorations et redressements résultant de vos déclarations ;
• des conséquences du contenu de vos Documents, de vos saisies et imports, de vos choix de paramétrage et de régime, ou des e-mails envoyés à votre initiative ;
• des conséquences de l'utilisation des estimations et calculs indicatifs du Service (article 9) sans vérification ;
• des dommages résultant d'une utilisation non conforme aux CGU, d'une divulgation de vos identifiants ou des actions de vos Membres ;
• de la perte de documents que vous n'avez pas conservés conformément à l'article 8, sauf si cette perte résulte d'une faute de l'Éditeur.

Toutes causes confondues, la responsabilité totale de l'Éditeur au titre du contrat est limitée, par année civile, au plus élevé des deux montants suivants : les sommes hors taxes effectivement payées par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou deux cents (200) euros. Ce plafond ne s'applique pas à la perte ou à l'altération des Données du Client imputable à une faute de l'Éditeur.

Les limitations du présent article ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive de l'Éditeur, ni lorsque la loi l'interdit.

Toute action entre les parties au titre du contrat doit être engagée dans un délai d'un an à compter du jour où la partie qui l'exerce a eu connaissance du fait qui lui donne naissance, sauf disposition légale impérative contraire.

14. Durée, résiliation et suspension

Durée

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, à compter de l'acceptation des CGU.

Résiliation par le Client

Le Client peut mettre fin au contrat à tout moment, sans motif ni frais, en demandant la clôture de son espace entreprise depuis l'application ou par e-mail à contact@calepina.fr. La clôture est demandée par un Propriétaire ; elle prend effet dans les conditions de l'article 15. Un Utilisateur peut de la même manière demander la suppression de son compte personnel. Le Client peut aussi résilier seulement son abonnement, sans clôturer l'espace entreprise, dans les conditions de l'article 6. La résiliation vaut pour l'avenir : le mois en cours reste dû s'il est un mois actif (article 6), aucun mois suivant n'est facturé, et les sommes déjà réglées ne sont pas remboursées.

Résiliation par l'Éditeur

• En cas de manquement grave du Client aux CGU, auquel il n'a pas été remédié dans les 15 jours suivant une mise en demeure par e-mail, l'Éditeur peut résilier le contrat. Aucune mise en demeure n'est nécessaire lorsque le manquement est par nature irrémédiable (fraude, usage illicite, atteinte à la sécurité du Service).
• L'Éditeur peut également mettre fin au contrat, ou arrêter le Service, en respectant un préavis de 3 mois notifié par e-mail, pendant lequel vous pouvez récupérer vos données.
• Inactivité : les données ne sont pas conservées indéfiniment. Lorsqu'aucun Propriétaire ni Collaborateur d'un espace entreprise ne s'est connecté au Service pendant 24 mois, ses Propriétaires en sont avertis par e-mail, avec copie à ses Experts-comptables ; les connexions d'un Expert-comptable ne suffisent pas à conserver l'espace entreprise. Sans connexion d'un Propriétaire ou d'un Collaborateur dans les 30 jours qui suivent, la clôture de l'espace entreprise est programmée et prend effet dans les conditions de l'article 15 : suppression des données au plus tôt un an plus tard, espace en lecture seule et export complet disponible pendant ce délai, avis par e-mail à la programmation puis 30 jours et 7 jours avant la suppression, annulation possible par un Propriétaire ; pendant ce délai, la connexion d'un Propriétaire ou d'un Collaborateur annule d'elle-même cette clôture. De même, le compte d'un Utilisateur qui n'est rattaché à aucun espace entreprise est supprimé après 12 mois sans connexion ni utilisation, après un e-mail de prévenance envoyé 30 jours avant. Une connexion suffit à interrompre ces délais : celle de l'Utilisateur pour son compte, celle d'un Propriétaire ou d'un Collaborateur pour un espace entreprise.

Suspension

L'Éditeur peut suspendre l'accès d'un Utilisateur ou d'un espace entreprise, sans préavis, en cas d'atteinte ou de risque sérieux d'atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service ou des données d'autres Clients, d'usage manifestement illicite, d'envoi d'e-mails abusifs ou de demande d'une autorité. Dans les autres cas de manquement, dont le contournement de la tarification (article 7), la suspension intervient après un avertissement par e-mail resté sans effet pendant 8 jours. La suspension est levée dès que sa cause a disparu ; elle n'empêche pas, sauf motif de sécurité ou obligation légale, la restitution de vos données sur demande.

15. Restitution et suppression des données

Pendant toute la durée du contrat, et jusqu'à la suppression effective des données, y compris pendant le délai qui suit une clôture, vous pouvez exporter vos données depuis le Service : exports CSV des rapports, PDF de vos factures et export complet de l'espace entreprise. L'export complet prend la forme d'une archive ZIP contenant des fichiers CSV et JSON structurés, lisibles par machine, les PDF de vos factures, vos registres et l'empreinte numérique de chacun de ces fichiers.

La clôture de l'espace entreprise, demandée par un Propriétaire depuis l'application ou par e-mail, entraîne la suppression de ses données au plus tôt un an après la demande, et jamais moins de 7 jours après le dernier avis prévu ci-dessous. Pendant ce délai :

• l'espace entreprise est en lecture seule pour tous ses Membres : consultation, téléchargements et export complet restent possibles, mais plus aucune modification, émission ni nouvel envoi ; les factures émises et les encaissements enregistrés avant la clôture continuent d'être transmis par la facturation électronique jusqu'au détachement de la réception des factures électroniques, 30 jours après la demande, date à laquelle le Service cesse toute transmission ;
• l'abonnement est résilié dès la demande : seul le mois en cours reste dû s'il est un mois actif (article 6), et aucun mois suivant n'est facturé ;
• les Propriétaires sont avertis par e-mail à la demande, puis 30 jours et 7 jours avant la suppression, avec copie aux Experts-comptables ; chaque avis indique comment télécharger l'export complet ;
• un Propriétaire peut annuler la clôture : l'espace entreprise relève alors de nouveau de l'article 6 (un abonnement résilié doit être repris, sans nouvel essai gratuit) ;
• un Propriétaire peut aussi demander expressément la suppression immédiate des données, après avoir confirmé qu'il a téléchargé l'export complet et qu'il conserve lui-même ses pièces (article 8).

Jusqu'à la suppression effective, l'export complet reste disponible dans l'application ; à défaut, il vous est fourni sur demande sous 30 jours, la suppression étant alors différée jusqu'à sa remise. Les copies de sauvegarde, chiffrées, sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard 12 mois après la suppression des données du Service. Ces règles sont reprises dans la politique de confidentialité et dans l'accord de sous-traitance.

Il vous appartient de télécharger et de conserver l'export avant la suppression effective, notamment pour respecter vos obligations de conservation (article 8).

16. Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les CGU, notamment pour tenir compte de l'évolution du Service, de la réglementation ou de l'ouverture des abonnements payants. Chaque version porte un numéro et une date d'entrée en vigueur.

Toute modification substantielle vous est notifiée par e-mail ou dans le Service au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier le contrat avant cette date, sans frais. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation ; l'Éditeur peut aussi vous demander une nouvelle acceptation expresse.

Les modifications imposées par la loi, une décision d'une autorité ou un impératif de sécurité peuvent s'appliquer sans délai.

17. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment une catastrophe naturelle, un incendie, une inondation, une panne générale des réseaux d'électricité ou de télécommunication, une cyberattaque d'ampleur exceptionnelle ou une décision d'une autorité.

La partie empêchée en informe l'autre dans les meilleurs délais. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'empêchement. Si celui-ci dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat par e-mail, sans indemnité.

18. Dispositions générales

• Preuve : les enregistrements informatiques du Service (acceptation des CGU avec leur version et leur date, opérations, envois d'e-mails), conservés dans des conditions raisonnables de sécurité, font foi entre les parties, sauf preuve contraire.
• Communications : les notifications prévues aux CGU sont valablement faites par e-mail, à l'adresse de contact de l'Éditeur ou à l'adresse du compte du Propriétaire.
• Cession : l'Éditeur peut transférer le contrat à une entité qui reprend l'exploitation du Service, notamment une société qu'il constituerait, à condition de vous en informer au préalable ; vous pouvez alors résilier sans frais. Le Client ne peut transférer le contrat sans l'accord écrit de l'Éditeur.
• Nullité partielle : si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, les autres restent en vigueur.
• Non-renonciation : le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
• Indépendance : les parties sont des professionnels indépendants ; les CGU ne créent entre elles ni mandat, ni société, ni lien de subordination.

19. Droit applicable, médiation et juridiction

Les CGU sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable : le Client adresse une réclamation écrite à contact@calepina.fr, à laquelle l'Éditeur répond dans un délai de 30 jours.

Si, par exception, le Client avait la qualité de consommateur, les dispositions protectrices du Code de la consommation lui resteraient applicables. Il peut alors, après une démarche préalable écrite auprès de l'Éditeur restée infructueuse, recourir gratuitement au médiateur de la consommation :

Médiateur

CM2C — Centre de la Médiation de la Consommation de Conciliateurs de Justice

Adresse

49 rue de Ponthieu, 75008 Paris

Contact

01 89 47 00 14 · litiges@cm2c.net

Site

www.cm2c.net

À défaut de résolution amiable, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.

20. Contact

Nicolas Fanti — Fanti Web Conception
2075 avenue Sainte-Dévote, résidence Figaretu, bâtiment B, 20290 Borgo, France
06 17 89 83 69
contact@calepina.fr

Annexe — Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)

Le présent accord fait partie intégrante des CGU. Il s'applique aux données personnelles contenues dans les Données du Client, que l'Éditeur traite pour le compte du Client. Les termes « données personnelles », « traitement », « responsable de traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données personnelles » ont le sens que leur donne l'article 4 du RGPD.

A.1 Rôle des parties

Le Client est responsable de traitement ; l'Éditeur est sous-traitant. Le présent accord ne s'applique pas aux données dont l'Éditeur est lui-même responsable de traitement (données du compte, journaux techniques, facturation des abonnements), régies par la politique de confidentialité.

A.2 Description du traitement

Objet

Fourniture du Service : outil en ligne de gestion commerciale et de suivi comptable du Client.

Durée

La durée du contrat, prolongée de la période de restitution puis de suppression des données (au plus tôt un an après la demande de clôture, ou plus tôt sur demande expresse du Client ; délai prolongé le cas échéant jusqu'à la remise de l'export demandé) ; les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard 12 mois après la suppression des données du Service.

Nature

Collecte par saisie ou import, enregistrement, hébergement, organisation, consultation, calcul, génération et archivage de PDF, envoi d'e-mails à l'initiative du Client, sauvegarde, export, restitution et suppression.

Finalité

Permettre au Client de gérer ses clients, ses devis, factures, avoirs et contrats, ses transactions et ses rapports, d'envoyer ses documents et relances, et de donner accès à ses Membres.

Personnes concernées

Clients et prospects du Client (particuliers et personnes de contact des clients professionnels) ; fournisseurs, payeurs et autres tiers mentionnés dans les transactions ; destinataires des e-mails ; le cas échéant, Membres et salariés du Client mentionnés dans les données.

Catégories de données

Identité (nom, prénom, raison sociale) ; coordonnées (adresse postale, e-mail, téléphone) ; identifiants d'entreprise (SIREN, SIRET, numéro de TVA) ; données commerciales et de facturation (prestations, prix, dates, numéros de documents, conditions de paiement) ; données de paiement (montants, dates, modes de paiement, libellés des opérations bancaires importées) ; historique des e-mails (destinataire, objet, date) ; notes libres saisies par le Client.

Données sensibles

Aucune n'est nécessaire au Service. Le Client s'engage à ne pas y enregistrer de données mentionnées aux articles 9 et 10 du RGPD, ni de numéro de sécurité sociale.

A.3 Instructions documentées

L'Éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Constituent ces instructions : les CGU et le présent accord, l'utilisation et le paramétrage du Service par le Client et ses Membres, et toute instruction écrite complémentaire acceptée par l'Éditeur. L'Éditeur n'utilise jamais ces données à d'autres fins, notamment publicitaires, commerciales ou d'entraînement de modèles, et ne les vend ni ne les loue.

Si l'Éditeur est tenu de procéder à un traitement en vertu du droit de l'Union ou du droit français, il en informe le Client avant le traitement, sauf si la loi l'interdit. Il informe immédiatement le Client si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou d'une autre règle de protection des données.

A.4 Confidentialité

Seules les personnes autorisées par l'Éditeur, à ce jour l'Éditeur lui-même, peuvent accéder aux données, dans la stricte mesure nécessaire à l'exploitation, à la maintenance, à la sécurité du Service ou au traitement d'une demande du Client. Toute personne autorisée est soumise à une obligation de confidentialité contractuelle ou légale et est sensibilisée à la protection des données.

A.5 Sécurité (article 32 du RGPD)

Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et des risques, l'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et notamment :

• chiffrement des communications (HTTPS) ;
• cloisonnement des espaces entreprise contrôlé par la base de données elle-même, chaque entreprise n'accédant qu'à ses propres données ;
• mots de passe enregistrés sous forme d'empreinte (scrypt), jamais en clair ; liens de confirmation et de réinitialisation à usage unique et à durée limitée ; limitation des tentatives de connexion ; fermeture des autres sessions à chaque changement de mot de passe ;
• gestion des droits par rôle au sein de chaque espace entreprise ;
• hébergement en France et accès d'administration réservé à l'Éditeur ;
• sauvegardes régulières, chiffrées, conservées hors du serveur principal, chez un autre prestataire, en France ;
• mises à jour de sécurité du logiciel et de ses composants.

L'Éditeur peut faire évoluer ces mesures, sans en diminuer le niveau global de protection. Le Client reste responsable de la sécurité de ses propres équipements et identifiants, et du choix des Membres qu'il invite.

A.6 Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale l'Éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Le paiement des abonnements est confié à Stripe. Stripe ne traite que les données nécessaires au paiement de l'abonnement, dont l'Éditeur est responsable, et ne reçoit pas les Données du Client : il ne figure donc pas dans la liste ci-dessus. Il est présenté dans la politique de confidentialité.

Super PDP, plateforme agréée de facturation électronique, n'est pas un sous-traitant de l'Éditeur : le Client conclut directement avec elle à l'activation de la facturation électronique, et le Service lui transmet ses factures sur ses instructions (article 5).

L'Éditeur informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur traitant les Données du Client, au moins 30 jours avant sa prise d'effet. Le Client peut s'y opposer par écrit et de façon motivée pendant ce délai. À défaut de solution satisfaisante, il peut résilier le contrat sans frais avant la prise d'effet du changement et obtenir la restitution de ses données.

L'Éditeur impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles fixées par le présent accord, notamment en matière de sécurité, et demeure responsable envers le Client de leur exécution.

A.7 Droits des personnes concernées

Les personnes concernées exercent leurs droits auprès du Client. Le Service permet au Client de consulter, rectifier, exporter et, dans les limites des obligations légales (une facture émise ne peut pas être supprimée), effacer ou archiver lui-même la plupart des données. L'Éditeur transmet au Client, dans les meilleurs délais, toute demande qu'il recevrait directement, sans y répondre lui-même, et l'aide, dans la mesure du possible, à donner suite aux demandes qu'il ne peut traiter seul.

A.8 Violations de données

L'Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les Données du Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail à l'adresse du ou des Propriétaires. La notification décrit, dans la mesure où ces informations sont disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées pour y remédier et en atténuer les effets, et le point de contact. Les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée. Il appartient au Client, responsable de traitement, de notifier la violation à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées ; l'Éditeur l'y assiste.

A.9 Assistance et analyses d'impact

L'Éditeur fournit au Client, sur demande et dans une mesure raisonnable, les informations dont il dispose pour l'aider à réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données, une consultation préalable de la CNIL, ou à démontrer la conformité de ses traitements. Une assistance qui excéderait la documentation disponible et un effort raisonnable peut faire l'objet d'un devis accepté au préalable.

A.10 Sort des données en fin de contrat

À la fin du contrat, l'Éditeur restitue au Client ses données au moyen de l'export complet (archive ZIP contenant des fichiers CSV et JSON structurés, lisibles par machine, les PDF des factures, les registres et l'empreinte numérique de ces fichiers), disponible dans l'application jusqu'à la suppression effective ou, à défaut, fourni sur demande sous 30 jours. Il supprime ensuite les données au plus tôt un an après la demande de clôture et après les avis prévus à l'article 15, ou plus tôt sur demande expresse du Client, délai prolongé le cas échéant jusqu'à la remise de l'export demandé, sauf obligation légale de conservation à la charge de l'Éditeur, dans les conditions de l'article 15 des CGU. Les copies de sauvegarde, chiffrées, sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard 12 mois après la suppression des données du Service ; elles ne sont jamais utilisées entre-temps, sauf pour rétablir le Service après un incident. Il confirme la suppression par écrit sur demande du Client.

A.11 Documentation et audits

L'Éditeur tient un registre des activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients (article 30.2 du RGPD) et met à la disposition du Client, sur demande écrite, la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent accord : description des mesures de sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs, réponses à un questionnaire raisonnable.

Si cette documentation ne suffit pas, le Client peut faire réaliser un audit, par lui-même ou par un auditeur indépendant qui n'est pas un concurrent de l'Éditeur et qui est tenu à la confidentialité, aux conditions suivantes : préavis écrit d'au moins 30 jours ; au plus un audit par période de douze mois, sauf après une violation de données affectant le Client ; périmètre limité aux traitements réalisés pour le Client, sans accès aux données des autres clients ni atteinte à la sécurité du Service ; déroulement pendant les heures ouvrées, sans perturber l'exploitation ; frais à la charge du Client, y compris le temps passé par l'Éditeur au-delà d'une journée. Le rapport d'audit est communiqué à l'Éditeur et reste confidentiel.

A.12 Transferts hors de l'Union européenne

Aucune Donnée du Client n'est transférée hors de l'Union européenne. Si un transfert devenait nécessaire, l'Éditeur en informerait préalablement le Client dans les conditions de l'article A.6, et ne le réaliserait que vers un pays bénéficiant d'une décision d'adéquation ou avec des garanties appropriées au sens de l'article 46 du RGPD.

A.13 Obligations du Client

Le Client s'engage à : disposer d'une base légale pour les traitements qu'il réalise au moyen du Service ; informer les personnes concernées, notamment ses clients, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ; ne fournir que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ; définir et appliquer les durées de conservation de ses données, en les supprimant ou les archivant lui-même dans le Service lorsque c'est possible ; veiller au respect du RGPD par ses Membres.

A.14 Contact et responsabilité

L'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Toute question relative au présent accord est adressée à contact@calepina.fr. Les stipulations de l'article 13 des CGU s'appliquent au présent accord dans les limites permises par la loi, sans préjudice des droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD. En cas de contradiction entre le présent accord et les autres stipulations des CGU, le présent accord prévaut pour ce qui concerne la protection des données personnelles.